L’e-facturation au sein des pays du BENELUX

Les pays du BENELUX, à savoir la Belgique, les Pays-Bas et le Luxembourg, commencent doucement à adopter la facturation électronique, alors que dans d’autres pays, comme l’Italie ou ceux de la région LATAM, les e-factures B2G mais aussi B2B ont été rendues obligatoires il y a déjà quelque temps. On peut toutefois observer la généralisation d’une tendance visant à passer des factures aux formats papier et PDF à des factures lisibles par des machines. Les résumés ci-dessous vous donneront un meilleur aperçu de la situation actuelle en matière d’e-facturation au sein des pays du BENELUX.

Belgique

Jusqu’à présent, l’e-facturation B2G n’était obligatoire que dans certaines provinces belges. Toutefois, récemment, le gouvernement a décidé d’étendre cette obligation à l’ensemble du pays. Le calendrier proposé est le suivant :

Phase I : Octobre 2022 : Contrats publics et concessions pour une valeur minimale estimée à 215 000 EUR

Phase II : Avril 2023 : Contrats publics et concessions pour une valeur minimale estimée à 30 000 EUR

Phase III : Octobre 2023 : Contrats publics et concessions pour une valeur minimale estimée à 30 000 EUR ou moins

Les contrats évalués à moins de 3 000 EUR ne sont pas tenus par l’obligation d’e-facturation.

En ce qui concerne le ministère belge des Finances, le gouvernement prévoit d’instaurer l’e-facturation obligatoire pour les transactions B2B dès juillet 2023. La proposition de législation relative à l’e-facturation B2B est prévue pour le premier semestre de 2022. 

L’instauration de l’e-facturation B2B en Belgique se fera probablement par étape :

Phase I : Juillet 2023 (contribuables importants)

Phase II : Octobre 2023 (contribuables de taille moyenne)

Phase III : Janvier ou juillet 2024 (petits contribuables)

La Belgique adoptera vraisemblablement le cadre PEPPOL, la norme en matière d’e-facturation B2B, qui est également utilisé pour les transactions B2G. Les autorités fiscales belges prendront sans doute pour base le « modèle à quatre coins » pour ensuite passer au modèle « à six coins ». 

Dans le cadre du modèle PEPPOL à quatre coins, l’acheteur et le fournisseur s’échangent des factures via un point d’accès, ce point d’accès étant un fournisseur de services certifié par PEPPOL qui assure la sécurité des données et la conformité par rapport aux normes PEPPOL (p. ex. le format UBL ou le protocole de communication AS4).

Le modèle à six coins prévoit lui que les points d’accès de l’acheteur et du fournisseur échangent également des données avec le point d’accès de l’administration fiscale. La Belgique a choisi de ne pas prévoir de plateforme d’e-facturation gouvernementale (à l’image de Chorus Pro en France ou de SDI en Italie). En revanche, un point d’accès privé (coin 5) sera mis en place dans le but de fournir des services d’e-facturation.

Étant donné que l’obligation pour les PME d’être en mesure de recevoir des factures électroniques doit être instaurée dans des délais serrés, il sera également possible d’avoir recours à la plateforme belge d’e-facturation Hermes, qui, à l’heure actuelle, peut déjà être utilisée par les entreprises dans le cadre de transactions B2B. La plateforme permet de recevoir des factures électroniques et de les convertir au format PDF pour qu’elles puissent être envoyées aux entreprises par e-mail. 

Pays-Bas

Depuis janvier 2017, tous les fournisseurs du gouvernement néerlandais (à savoir les ministères, ainsi que leurs agences et départements principaux) sont tenus d’envoyer exclusivement des factures électroniques. Depuis le 18 avril 2019, cette obligation a été étendue aux gouvernements locaux et aux autres autorités contractantes. Trois possibilités sont offertes via :

-        Digipoort – le portail de facturation du gouvernement (qui est connecté à PEPPOL)

-        Digilnkoop – le système d’achats du gouvernement 

-        PEPPOL grâce à un point d’accès certifié.

À l’heure actuelle, plusieurs normes en matière d’e-facturation sont acceptées pour les commandes publiques aux Pays-Bas :

-        UNL-OHNL (UBL national) – la norme PEPPOL BIS 3.0 

-        SI-UBL 2.0 est la version implémentée à l’échelle nationale de NLCIUS (CIUS néerlandais)

-        L’ancienne norme PEPPOL SI-UBL 1.2 (qui deviendra obsolète en 2022).

Bien que rien n’ait encore été annoncé officiellement, les Pays-Bas devraient vraisemblablement rendre l’e-facturation B2B obligatoire à l’avenir, tout comme leur voisin belge. 

Luxembourg

Après la Belgique et les Pays-Bas, le Luxembourg va devenir le dernier pays du BENELUX à instaurer l’e-facturation obligatoire pour les autorités publiques. Les contribuables luxembourgeois seront ainsi tenus d’envoyer des factures au format électronique afin de remplacer les factures traditionnelles.

Quand l’e-facturation B2G deviendra-t-elle obligatoire au Luxembourg ?
Comme stipulé dans l’acte du 13 décembre 2021 sur la facturation électronique dans le cadre des commandes publiques et des contrats de concessions, qui amende celui du 16 mai 2019, les grandes entreprises luxembourgeoises sont tenues d’envoyer des factures électroniques aux autorités publiques depuis le 18 mai 2022. Soit seulement 5 mois après l’entrée en vigueur du cadre légal relatif aux transactions B2G au Luxembourg.

Le calendrier concernant l’e-facturation B2G au Luxembourg est le suivant :

Phase I : 18 mai 2022 (contribuables importants)

Phase II : 18 octobre 2022 (contribuables de taille moyenne)

Phase III : 15 mars 2023 (petites entreprises et entreprises nouvellement créées)

Quel est le format demandé pour les e-factures ?
Chaque facture électronique doit être conforme à la norme européenne EN 16931-1 : 2017 et à la syntaxe XML, UBL ou XML UN/CEFACT CII. La norme PEPPOL Business Interoperability Specification (BIS) 3,0 est l’une des normes répondant aux exigences européennes.

Comment fonctionnera l’e-facturation B2G au Luxembourg ?
Le Luxembourg a prévu d’utiliser le réseau PEPPOL pour l’e-facturation B2G. Afin de rejoindre le réseau PEPPOL et d’être en mesure d’envoyer des factures aux organismes publics luxembourgeois, les entreprises doivent être connectées à un point d’accès PEPPOL. Les points d’accès PEPPOL sont en fait des fournisseurs de services d’e-facturation spécialisés et certifiés par le réseau PEPPOL. Ils sont conformes aux exigences du réseau PEPPOL, c’est-à-dire qu’ils convertissent la facture au format requis, à savoir PEPPOL BIS 3.0, et les transfèrent via le canal standard PEPPOL (AS4). Dès qu’une entreprise est connectée à un point d’accès, elle est connectée à tous les autres membres PEPPOL sur le réseau. Elle peut alors échanger des factures avec les autorités publiques luxembourgeoises, mais aussi d’autres types de documents avec n’importe quelle autre entreprise privée qui serait également connectée au réseau via un point d’accès. Il est facile de comprendre le fonctionnement de PEPPOL grâce au « modèle à quatre coins » :

Dans le cadre de ce modèle, l’émetteur de la facture envoie le document au format qu’il souhaite (p. ex. IDOC, XML, EDIFACT, etc.) Peu importe le format choisi par l’émetteur, car le document est ensuite envoyé au point d’accès de l’émetteur, qui se charge de convertir le document et de le transmettre au point d’accès du destinataire (organisme public ou entreprise privée) conformément à la norme PEPPOL. Ensuite, le point d’accès du destinataire transfère la facture au format requis au destinataire. Ce système rend ainsi l’échange de documents entre l’acheteur et le vendeur à la fois facile et pratique, car la conversion et le transfert du document sont réalisés par le point d’accès de manière sécurisée et conforme à la législation.

Pour les plus petites entreprises, potentiellement moins avancées technologiquement, il sera possible d’utiliser un formulaire en ligne afin de générer et de transmettre des e-factures conformes en encodant manuellement les éléments essentiels de la facture dans les champs du formulaire et en l’envoyant. Parallèlement, une entreprise pourra télécharger une facture électronique conforme et l’envoyer via ce formulaire.